Sistema para barbearia com caixa e comissão: como fechar o dia sem caderno e sem planilha

Quase nunca é desonestidade. É falta de registro no momento certo:

• Forma de pagamento anotada depois. O cliente pagou no cartão, o barbeiro anotou "Pix" no fim da tarde, de memória.
• Pix que cai no celular de um e no banco de outro. Sem um lugar só, ninguém sabe o que já entrou.
• Atendimento que não foi anotado. O encaixe das 18h, feito na correria, sumiu do caderno.
• Sinal pago antes. O cliente pagou R$ 20 de sinal na terça e o resto no sábado. No caderno, o sábado aparece com valor menor.
• Troco misturado com o dinheiro do dia. A gaveta abriu com troco e ninguém anotou quanto.
• Comissão calculada de cabeça. Cada dia um jeito, e o barbeiro desconfia da conta.

Cada um desses furos é pequeno. Juntos, fazem você perder meia hora toda noite e, de vez em quando, uma discussão com a equipe.

1. Registre a forma de pagamento na hora

O atendimento termina, o cliente paga, a forma é anotada ali: Pix, cartão, dinheiro ou outra. Não no fim do dia. Esse é o passo que mais evita erro, porque a memória do sábado às 20h é a pior possível.

2. Some por forma de pagamento

No fim do dia, a soma separada: quanto em Pix, quanto no cartão, quanto em dinheiro, quanto foi pago antes (sinal ou valor cheio pago online). O total do dia é a soma dessas linhas.

3. Confira cada forma com a origem dela

• Pix: o total bate com o extrato da conta da barbearia no dia.
• Cartão: o total bate com o relatório da maquininha (o valor da venda, não o que vai cair depois da taxa).
• Dinheiro: a gaveta tem o troco da abertura mais o dinheiro do dia.
• Pago online: o que entrou pela página de agendamento bate com a conta onde esse dinheiro cai.

Se uma forma não bate, você sabe exatamente onde procurar.

4. Calcule a comissão de cada barbeiro

Pela mesma regra todo dia: o percentual combinado sobre o preço de cada serviço. Se algum serviço tem percentual próprio (a barba, por exemplo), ele vale para aquele serviço.

5. Feche e trave o dia

Depois de conferido, o dia fica fechado. Nada de concluir atendimento ou trocar forma de pagamento num dia que já foi conferido. Se precisar corrigir, quem reabre é o dono.

Fechamento do dia: {data}
[ ] Todos os atendimentos do dia concluídos ou marcados como falta
[ ] Forma de pagamento certa em cada atendimento
[ ] Pix: total do dia = extrato da conta
[ ] Cartão: total do dia = relatório da maquininha
[ ] Dinheiro: gaveta = troco da abertura ({valor do troco}) + dinheiro do dia
[ ] Pago online: confere com a conta de recebimento
[ ] Comissão de cada barbeiro anotada
[ ] Dia fechado por: {nome}

Os números abaixo são de exemplo, redondos, para mostrar a conta. Dois barbeiros, Rafa e Léo. Corte a R$ 50, corte e barba a R$ 80, barba a R$ 30. A comissão combinada é de 40% sobre o preço do serviço, e a barba tem regra própria de 50%.

O Rafa fez 5 cortes e 3 cortes e barba. O Léo fez 4 cortes e 2 barbas. São 14 atendimentos no dia.

Confira por outro caminho: 9 cortes de R$ 50 dão R$ 450, 3 cortes e barba de R$ 80 dão R$ 240 e 2 barbas de R$ 30 dão R$ 60. R$ 450 + R$ 240 + R$ 60 = R$ 750. As duas somas batem.

E a gaveta. Ela abriu com R$ 100 de troco:

Se você paga a comissão em dinheiro no fim do dia, tire da gaveta e anote a retirada. Assim a conta do dia seguinte começa limpa.

É a dúvida que mais gera briga. Há barbearias que pagam a comissão sobre o preço do serviço e outras que descontam antes a taxa da maquininha ou o produto. As duas contas existem. O que não pode é mudar de jeito sem combinar: escreva a regra e mostre a conta ao barbeiro. A conta completa, com a taxa do cartão, está no post Comissão no salão de beleza: como calcular, e vale igual para barbearia.

Se o barbeiro trabalha como parceiro, existe lei sobre isso. A Lei 13.352/2016, a Lei do Salão Parceiro, trata do contrato de parceria por escrito entre o salão e profissionais como o barbeiro, com o salão recebendo os pagamentos e repassando a parte do profissional. Os detalhes do seu contrato e dos impostos são com o seu contador ou um advogado. Este texto não é consultoria.

E se a barbearia tem clube de assinatura, a comissão do assinante tem outra conta: veja Comissão do barbeiro no clube de assinatura.

No Marca e Vem, o atendimento é concluído na agenda com a forma de pagamento: Pix, cartão, dinheiro ou outro. Cada barbeiro com login pode concluir os próprios atendimentos, na coluna dele. A tela Caixa do dia soma os concluídos do dia por forma de pagamento e mostra o "Recebido no dia".

• Sinal pago online: o que o cliente pagou pela página aparece em "Pago online", mesmo que tenha pago dias antes. Nas outras formas entra só o restante. O sinal retido de quem faltou também aparece no dia.
• Comissão por barbeiro: o percentual do serviço, se o serviço tiver um; senão, o do barbeiro. A conta é sobre o preço de cada serviço do atendimento, como no exemplo acima.
• Clube de assinatura: o atendimento do assinante entra pelo valor do plano no mês dividido pelos usos. Esse valor serve para a comissão e não entra no "Recebido no dia", porque a mensalidade já entrou quando foi paga.
• Trocar forma: o barbeiro marcou cartão e era Pix? Dá para corrigir enquanto o dia está aberto.
• Fechar o dia: grava os totais e as comissões e trava o dia. Só fecha quando não há atendimento ainda confirmado no dia, então nenhum horário fica esquecido. Reabrir é só com o dono.
• Em aberto de dias anteriores: o que passou e continua confirmado aparece numa lista para resolver de uma vez, como concluído ou falta.

Para pagar a equipe na semana ou no mês, o relatório Comissões mostra os atendimentos, a base e a comissão de cada barbeiro no período, e exporta em CSV para o Excel. O Caixa do dia fica com o dono, o gerente e a recepção. Veja também o que mais conferir numa agenda online antes de assinar em Agenda online para barbearia e salão: o que ela precisa ter, e o resumo do que o Marca e Vem faz na página para barbearias.