Mensagem de confirmação de agendamento: modelos prontos para WhatsApp

Antes dos modelos, o que não pode faltar. Se o cliente precisar perguntar alguma coisa depois de ler, a mensagem ficou incompleta.

• Dia da semana e data. "Sábado, 15/11" é mais fácil de lembrar do que só "15/11".
• Hora. Sem "à tarde" ou "depois do almoço".
• Serviço e profissional. Quem marca "corte e barba com o Lucas" sabe quanto tempo vai levar e com quem vai falar.
• Endereço, pelo menos para cliente novo. Um link do mapa ajuda mais ainda.
• Como cancelar ou remarcar. Um link ou "é só responder esta mensagem". Quem sabe como avisar, avisa.
• Nome do negócio. O cliente pode ter horário em mais de um lugar.

E o que pode ficar de fora: textão, regras demais, três emojis por linha. A mensagem é lida no celular, às vezes no meio do trabalho. Curta é melhor.

Quando	Mensagem	Para quê
Na hora em que o cliente marcou	Confirmação	Vira o comprovante do horário
Na véspera, 24 horas antes	Lembrete com 1 ou 2	Dá tempo de remarcar e de você encaixar outra pessoa
No dia, 2 horas antes	Lembrete com 1 ou 2	Pega quem esqueceu de manhã
Quando o horário muda	Remarcação	Evita o cliente aparecer no horário antigo
Quando o horário é cancelado	Cancelamento	Fecha o combinado e convida a marcar de novo

Lembrete na hora exata do horário não adianta: se o cliente esqueceu, já não dá tempo de vir.

Troque o que está entre chaves pelos dados do agendamento. Os modelos servem para barbearia e para salão; ajuste o "Oi" para o jeito que você já fala com os seus clientes ("Fala", "Olá", "Oi, querida").

1. Confirmação na hora em que marcou

Oi, {nome}! Seu horário no {negócio} está confirmado:
{serviço} com {profissional}
{dia da semana}, {data}, às {hora}
{endereço}
Para cancelar ou remarcar: {link}

Se você cobra sinal, a confirmação é o lugar certo para lembrar o que já foi pago e a regra de cancelamento:

Oi, {nome}! Recebemos o seu sinal de {R$ 15} e o seu horário está garantido:
{serviço} com {profissional}, {dia da semana}, às {hora}.
No dia, você paga o restante: {R$ 35}.
Precisa desmarcar? Avise até {4 horas} antes e o sinal volta para você.

Para saber em quais serviços cobrar e como apresentar o sinal sem constranger, veja Cobrar sinal no salão de beleza: como pedir sem perder a cliente.

2. Lembrete de véspera

Oi, {nome}! Lembrete do seu horário amanhã, {dia da semana}, às {hora}, com {profissional}.
Responda 1 para confirmar ou 2 para cancelar.

3. Lembrete no dia

Oi, {nome}! Seu horário é hoje, às {hora}, com {profissional}.
{endereço}
Responda 1 para confirmar ou 2 para cancelar.

4. Quando o cliente responde 1

Presença confirmada, {nome}! Te esperamos {amanhã}, às {hora}.

5. Remarcação

Oi, {nome}! Seu horário mudou para {dia da semana}, {data}, às {hora}, com {profissional}.
Se esse horário não der certo, é só escolher outro aqui: {link}

6. Cancelamento a pedido do cliente

Tudo certo, {nome}: seu horário de {dia da semana}, às {hora}, foi cancelado. Obrigado por avisar!
Quando quiser marcar de novo: {link}

Sem bronca e sem "que pena". Quem avisou fez o certo, e o agradecimento é o que faz ele avisar da próxima vez também.

7. Quando é você que precisa cancelar

Oi, {nome}. {Profissional} teve um imprevisto e não vai poder atender {dia da semana}, às {hora}. Desculpe!
Separei dois horários para você: {opção 1} ou {opção 2}. Qual fica melhor? Se preferir outro dia: {link}

Oferecer o horário novo na mesma mensagem evita que o cliente fique sem resposta e procure outro lugar.

8. Pedido de cancelamento fora do prazo

Oi, {nome}. O cancelamento sem custo vai até {4 horas} antes do horário. Para falar sobre o seu caso, liga para a gente: {telefone}.

O lembrete que só avisa é lido e esquecido. O que pede uma resposta obriga o cliente a decidir na hora, e cada resposta diz o que fazer:

• Respondeu 1: o horário está firme. Confirmar por escrito pesa: quem disse "vou" se sente mais comprometido.
• Respondeu 2: a vaga abre a tempo de encaixar alguém. Um furo avisado na véspera vira atendimento.
• Não respondeu: é o cliente que merece uma ligação rápida no dia.

Número funciona melhor do que "responda sim ou não" porque é um toque só, com uma mão, e não dá margem para "talvez". Mesmo assim, aceite "sim", "confirmado" e um polegar para cima: o que importa é a decisão.

Mandar tudo isso pelo celular funciona, mas tem um custo que pouca gente conta. Um exemplo com números redondos:

Em seis dias de trabalho, são seis horas por semana no celular. E o dia em que a agenda aperta é exatamente o dia em que o lembrete fica para depois.

• Texto longo. Se precisa rolar a tela, o cliente lê a primeira linha e fecha.
• Data sem dia da semana. "Dia 15" obriga o cliente a abrir o calendário.
• Tom de cobrança. "Não falte!" e "Pedimos a gentileza de não atrasar" soam como bronca antecipada.
• Mandar do celular pessoal. O cliente salva o número errado, e a sua conversa com a família divide espaço com a agenda.
• Esquecer a remarcação. O cliente que mudou de horário e não recebeu nada aparece no horário antigo.

Para os outros jeitos de reduzir faltas (sinal, política de falta e lista de espera), veja o guia Como reduzir faltas de clientes na barbearia e no salão. E para o cliente que parou de marcar, tem modelos em Mensagem para cliente sumido da barbearia: 9 modelos para WhatsApp.

No Marca e Vem, são 13 mensagens automáticas que saem do WhatsApp do seu negócio, entre elas a confirmação, o lembrete de véspera, o lembrete no dia, a remarcação e o cancelamento. Você reescreve cada uma com o nome do cliente, o serviço, o profissional, o dia, a hora e o link do agendamento, e escolhe a antecedência dos lembretes, que vem em 24 horas e 2 horas. Quando o cliente responde 1 ou SIM, o horário aparece como "Confirmou" na agenda e ele recebe a confirmação da presença. Quando responde 2 ou CANCELAR dentro do seu prazo, o horário é cancelado, ele recebe a mensagem de cancelamento e a vaga abre na agenda; fora do prazo, ele recebe o telefone do negócio para falar com você.